Rangkuman Data Flow Diagram (DFD)

Pada tulisan kali ini, saya akan membahas tentang Data Flow Diagram, atau yang lebih dikenal dengan DFD. Disini saya akan membahas cara membuat data flow diagram, Fungsi data flow diagram, Definisi data flow diagram, dan bagian-bagian dari DFD beserta ciri-ciri dan simbol-simbolnya. Tulisan yang saya buat ini isinya terkandung dari hasil pemikiran saya pribadi ditambah dengan hasil  merangkum atau mengambil garis besarnya dari link-link sebagai berikut :

-          http://pimadiun.blogspot.com/2013/05/membuat-dfd-data-flow-diagram.html

-          http://7enius.wordpress.com/2012/03/11/pengertian-fungsi-dan-contoh-dari-data-flow-diagramdfd/

-          http://rickykusriana.blogspot.com/2013/09/contoh-diagram-konteks-dan-dfd-sistem.html

-          http://hidupberawaldari.blogspot.com/2013/01/contoh-diagram-arus-data-level-0-dan_21.html

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis. Data Flow Diagram juga sangat membantu dalam memahami logika-logika yang sudah dirangkum menjadi sebuah simbol-simbol.

Sebelum membuat Data Flow Diagram alangkah baiknya kita mengetahui dahulu apa itu data flow diagram dan bagaimana cara membuat data flow diagram tersebut. Penjelasan atau pengertian dari data flow diagram sudah saya bahas diatas, setelah itu saya akan membahas tentang fungsi dari data flow diagram tersebut.

Fungsi dari data flow diagram antara lain :

• alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
• salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
• alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Langkah-langkah untuk membuat Data Flow Diagram adalah :

-          mengetahui logika yang akan dibuat menjadi sebuah simbol yang mudah untuk dipahami

-          mengetahui pengertian dari data flow diagram tersebut.

-          Mengetahui simbol-simbol yang terdapat dalam data flow diagram tersebut

-          Mengetahui fungsi dari simbol-simbol tersebut.

-          Dan terakhir, buat bagian-bagian dari data flow diagram tersebut, diantaranya ada 3 bagian, akan dijelaskan .

Data Flow Diagram terdiri dari 3 bagian, yaitu :

-          Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

-          Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar  yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

-          Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

gambar 1.1 Simbol-simbol dalam DFD

Entitas  biasanya diberi nama dengan kata benda.

Aliran data merupakan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain (penggambarannya dengan cara kepala tanda panah mengarah ke tujuan datanya.

Proses biasanya selalu menunjukkan suatu perubahan data dan terjadinya proses transformasi data.

Penyimpanan Data (data store) diberi nama dengan kata benda, sesuai dengan data yang disimpan didalamnya.

Contoh dari Diagram Konteks dari Sistem Informasi Manajemen Penjualan :

Contoh Diagram Zero sistem penggajian :

Contoh Diagram Rinci :

Hasil Wawancara UKM ( Usaha Kecil Menengah ) ke tempat Kedai Sosis Bakar Teteh

Dari Hasil wawancara yang kami lakukan di UKM Kedai Sosis Bakar Teteh yang saat ini sedang terkenal oleh para kalangan remaja,anak kecil ataupun orang tua dan para karyawan-karyawan perusahaan, kami mendapat beberapa info dan jawaban yang sangat membantu saya dan teman-teman saya dalam menyelesaikan tugas wawancara UKM ini.

Saya mengetahui adanya kedai sosis bakar ini dari adik saya yang kebetulan sekolahnya dekat dengan tempat usaha kedai sosis bakar teteh ini,dan saya memang sudah sering membeli ketempat kedai sosis bakar ini.

Sebelumnya, saya dan teman-teman saya datang ke kedai sosis bakar yang berada di Perum.Wisma Asri 1 Jl. Markisa Blok L no.46 Bekasi Utara pada hari Senin tanggal 28-Oktober-2013 sekitar pukul 13.30 Siang. Saya dan teman-teman langsung bertemu dengan penjual sekaligus pemilik Usaha Sosis Bakar ini.

Dalam cara pendekatan dengan penjual/pemilik Sosis Bakar ini demi kelancaran wawancara saya dan teman-teman, Pertama, Kami memesan dan membeli Sosis Bakarnya terlebih dahulu,Ketika Penjualnya sedang membuat atau membakar menu pesanan kami, disaat itupun saya meminta ijin ke pemilik kedai sosis bakar itu untuk mewawancarai tentang usaha yang dibuatnya. Tidak sia-sia hasil pendekatan yang kami lakukan sebelumnya membuahkan hasil yang baik, pemilik kedai sosis bakar itu langsung welcome (terima ijin wawancara dengan baik) kepada kami semua.

Tujuan saya memilih tempat Sosis bakar untuk wawancara UKM ini, karena tempat tersebut menurut saya bagus prospek kemajuannya dalam berbisnis/usaha. Dan selain itu, semakin lama pelanggan di kedai sosis bakar ini bahkan semakin banyak karena promosi orang-orang yang membeli sosis bakar ini mungkin setelah membeli sosis bakar (karena rasanya yang enak dan harganya yang tidak mahal) menceritakan ke teman-temannya sehingga itu menjadi promosi yang sangat bagus untuk kedai sosis bakar tersebut. Bisa dibilang promosi sosis bakar ini dari mulut ke mulut.

Sebelum mewawancarai pemilik Kedai Sosis Bakar, kami telah mempersiapkan bahan-bahan pertanyaan yang ingin kami tanyakan kepada pemilik kedai sosis bakar tersebut. Kami mempersiapkan 18 pertanyaan diantaranya adalah :

Pertanyaan :

Kapan Usaha Kedai Sosis ini di buka ?

Jawaban :

Pada Tahun 2011

Pertanyaan :

Apa nama Usaha yang Anda buka ini ?

Jawaban :

“Sosis Bakar Teteh”

Pertanyaan :

Modal awal yang Anda keluarkan berapa untuk membuka usaha Sosis Bakar ini ? dan modal itu dari hasil uang pribadi atau pinjaman ?

Jawaban :

Modal awal kami Rp 300.000 , Uang Pribadi

Pertanyaan :

Berapa Keuntungan perhari yang anda dapat ?

Jawaban :

Kalau hari biasa sekitar Rp 350.000 , Kalau weekend atau hari libur sekitar Rp 500.000-600.000

Pertanyaan :

Untung yang Anda dapat dipergunakan untuk apa saja ?

Jawaban :

Untungnya kami pakai untuk biaya anak sekolah, dan sebagian ditabung dan untuk stock barang.

Pertanyaan :

Bagaimana Anda mencatat pembukuan pemasukkan dan pengeluaran keuangan yang anda dapat dari usaha Anda ini ?

Jawaban :

Pemasukkan jarang kami catat, tapi kalau pengeluaran belanja kami catat di buku.

Pertanyaan :

Dimana Anda belanja kebutuhan barang yang Anda butuhkan? Barang tersebut dibeli sendiri atau di kirim ?

Jawaban :

Di pasar Wisma Asri , barang dikirim sampai tempat usaha ini.

Pertanyaan :

Membakar atau memasak sosis bakar ini menghabiskan tabung gas 3kg sampai berapa tabung ?

Jawaban :

1 hari menghabiskan tabung gas 3kg

Pertanyaan :

Untuk biaya mentega , tusukkan dan plastik untuk mengkemas sosis bakar ini sehari menghabiskan biaya berapa ?

Jawaban :

Untuk plastik, tusukkan dan mentega seharinya menghabiskan biaya Rp 35.000

Pertanyaan :

Menu apa saja yang dijual di tempat Usaha Anda ini ?

Jawaban :

Sosis, Bakso, dan Otak-otak

Pertanyaan :

Stock yang Anda persiapkan perhari berapa untuk masing-masing menu tersebut? Dan bumbu-bumbu yang Anda gunakan menghabiskan berapa banyak ?

Jawaban :

Sosis 700 tusuk, Bakso 700 tusuk, dan Otak-otak 200 tusuk. Kalau untuk bumbu kami menghabiskan Rp 100.000 untuk membeli bumbu.

Pertanyaan :

Pukul berapakah usaha Anda dibuka? Dan ditutup kembali pada pukul berapa ?

Jawaban :

Buka pukul 09.00/10.00 pagi dan tutup pukul 23.00 malam

Pertanyaan :

Apakah stock yang anda persiapkan untuk perharinya selalu habis terjual atau masih ada sisanya ?

Jawaban :

Selalu habis, tetapi kadang-kadang kalau lagi sepi pembeli sisa 30 tusuk.

Pertanyaan :

Pelanggan Anda setiap harinya siapa saja ?

Jawaban :

Pelajar,Mahasiswa, kami juga punya pelanggan tetap dari PT. Yamaha Musik Cikarang dan MNC Tv untuk pekerjanya yang shift siang dan shift malam.

Pertanyaan :

Apakah usaha anda ini pernah menerima pesanan ?

Jawaban :

Pernah, kami menerima pesanan acara ulang tahun dan sunatan.

Pertanyaan :

Adakah nomer yang bisa dihubungin untuk pemesanan :

Jawab :

Ada. Hubungi nomer : - 085780773304

                                      - 085780773302

Pertanyaan :

Bagaimana cara pembayaran yang digunakan dalam usaha Anda ini ?

Jawaban :

Cara pembayarannya langsung atau cash, dan dibayar langsung ke saya,tidak dihutang, dan pembelian diatas Rp 30.000 kami bisa antar tanpa ongkir (ongkos kirim).

Pertanyan :

Apa tujuan Anda membuka usaha ini ?

Jawaban :

Untuk Anak, dan untuk Masa depan.

Kesimpulan yang saya dapat dari hasil wawancara ini adalah usaha yang dibuat mempunyai modal yang sangat minim sekali tetapi makin lama kelamaan mendapat hasil atau keuntungan yang sangat besar. Menurut dari hasil wawancara saya, tempat sudah strategis tetapi kurang efisien karena terlalu sempit dan tempat duduk untuk pelanggan yang membeli diperbanyak, atau barangkali bila untung dikumpulkan dapat membuat tempat yang lebih efisien dan pembeli atau pelanggan dapat memakan sosis bakar tersebut di tempat itu.

Selain itu saya menyarankan kepemilik sosis bakar tersebut untuk membuat pembukuan yang sangat detail karena pencatatan pemasukkan dan pengeluaran itu sangat penting untuk berjalannya usaha tersebut. Masih banyak kekurangan-kekurangan yang saya dapati dari tempat usaha kedai sosis tersebut, selain pencacatan keuangan yang tidak detail, pemilik kedai tersebut tidak pernah mencatat pemasukkan di pembukuannya.

Saya menyarankan untuk membeli buku Pencatatan Keuangan seperti buku yang dipakai oleh mahasiswa atau pelajar Akuntansi. Saya juga menyarankan untuk mecatat semua pengeluaran pembelanjaan usaha tersebut dengan detail, seperti pengeluaran masing-masing dari menu tersebut dicatat, dan bahan-bahan untuk masing-masing bumbunya dicatat, sekaligus biaya yang sangat kecil seperti beli tusukkan atau plastik atau tabung gas juga dicatat,biaya ongkir juga dicatat karena ongkir memerlukan kendaraan dan kendaraan membutuhkan bensin.

Usaha itu kemajuannya sudah sangat pesat, dari yang hanya mempunyai beberapa pelanggan, sekarang sudah memiliki pelanggan dari berbagai kalangan ataupun kota. Alangkah baiknya jika pembukuan pemasukkan dan pengeluarannya dicatat akan ketauan keluar dan masuknya uang secara jelas, mungkin saja jika pencatatan keuangannya dilakukan dengan detail dan jelas usaha itu bisa membuka cabang bahkan bisa membayar orang untuk menjadi tukang masaknya. Pemilik bisa terima hasil bersihnya saja.

Contoh kecil pembukuan yang saya sarankan ke pemiliknya kurang lebih seperti ini :

Saya juga masih belajar dan mungkin masih banyak kekurangan dari tabel pencatatan atau pembukuan itu yang masih kurang. Saya juga menyarankan untuk memasang promosi secara online, seperti lewat facebook,twitter atau jejaring sosial lainnya, tetapi karena keterbatasan informasi pemilik masih harus banyak belajar untuk masalah ini.

Contoh Pembukuan Punya Pemilik :

Tempat Kedai Sosis Bakar Teteh beserta Pemilik :

Pembakaran Sosis Bakar :

Wawancara :

Pembungkusan Sosis yang sudah matang :

Foto Bersama Pemilik Kedai Sosis :

Nama dan tanda tangan Pemilik :

Data Flow Diagram

Diagram alir data atau DFD(Data Flow Diagram) adalah teknik grafik yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan trasformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga ke keluaran (Mahyuzir, 1991). DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses mentranformasikan data.

DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluaran dari sistem, dimana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003)

Simbol yang digunakan pada DFD model Yourdon sebagai berikut :

1. Data Flow (arus data)

Panah merepresentasikan datu atau lebih obyek data (arus data).

2. External entity (Kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

Untuk merepresenrasikan sebuah external entity sebagai sebuah elemen sistem, misalnya hardware, orang (user) atau program lain dapat di simbolkan dengan suatu notasi kotak sebagai berikut :

3. Procces (proses)

Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan data yang keluar dari proses. Simbol yang digunakan untuk merepresentsikan proses yaitu :

4.Data Store (Simpanan data)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa  :

a. Suatu file atau database dalam komputer 

b. Suatu arsip atau catatan manual

c. Suatu kontak tempat data dimeja seseorang 

d. Suatu label acuan seseorang 

e. Suatu agenda atau buku

DFD :

Tugas Rangkuman

Bab 1. Mengenal Sistem Informasi  Akutansi

Proses Bisnis  dan Sistem Informasi akutansi

-          Proses bisnis (business process) adalah aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh pembisnis atau orang yang berbisnis untuk memperoleh,menghasilkan,dan menjual barang dan jasa.

-          Siklus transaksi (transaction cycles) adalah Pengelompokkan sesuatu yang terjadi dalam suatu urutan tertentu.

-          Kejadian(event) adalah aktivitas yang terjadi dalam satu waktu tertentu.

-          Contoh dari Kejadian seorang konsumen memesan suatu pesanan, setelah itu barang dikirim lalu laporan penjualan dicetak oleh produsen.

-          Tiga siklus transaksi utama :

Ø  Siklus pemerolehan /pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran  barang dan jasa

Ø  Siklus Konversi (conversion cycle) adalah proses sumber daya menjadi barang dan jasa yang dapat dimanfaatkan oleh pembeli.

Ø  Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses yang menyediakan suatu barang dan jasa untuk dipergunakan oleh pelanggan setelah menyediakan semua yang dibutuhkan oleh pelanggan,produsen dapat menagih uang untuk pembayaran tersebut.

-          Sistem Informasi Manajemen-SIM (management information system-MIS) adalah suatu sistem yang mencari banyak data-data,setelah itu disimpan dan dipelihara data itu,serta menyediakan  informasi yang diperlukan atau digunakan bagi menajemen tersebut.

-          SIM dapat menyediakan informasi yang berfungsi untuk produksi,pemasaran,sumber daya manusia,serta akutansi dan keuangan.

-          Proses bisnis organisasi dan SIM sangat berhubungan erat.

Lingkup Sistem Informasi Akutansi

-          SIM merupakan  seperangkat subsistem. Sebgai contoh Departemen Produksi  perlu memelihara informasi tentang pesanan, jadwal, produksi, dan persediaan.

-          Sistem Informasi Akutansi adalah Suatu sistem yang dipakai untuk  menyediakan informasi akutansi dan keuangan,serta informasi  dari penolahan rutin atas transaksi akutansi.

Penggunaan Sistem Informasi Akutansi

·         Membuat Laporan Eksternal

o   Banyak Perusahaan besar maupun kecil yang menggunakan Sistem Informasi Akutansi untuk menghasilkan laporan-laporan yang sangat penting, dan memenuhi kebutuhan informasi dari para investor,kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah,dll.

o   Laporannya berupa laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan-laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah.

·         Mendukung aktivitas rutin

o   Para manajer memerlukan suatu sistem informasi akutansi untuk menunjang perusahaan dan kegiatan atau aktivitas yang ada diperusahaannya.

o   Contohnya menerima pesanan pelanggan,mengirim barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan.

·         Mendukung Pengambilan Keputusan

o   Informasi juga digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.

o   Contohnya melihat dan mencari produk-produk yang bagus dan produk-produk yang sedang disukai oleh  para pelanggan.

·         Perencanaan dan Pengendalian

o   Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingan angka anggaran dengan jumlah aktual.

o   Contohnya, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkat produk secara individu.

·         Menerapkan  Pengendalian Internal

o   Pengendalian Internal(internal control) mencangkup kebijakkan-kebijakkan,prosedur-prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi.

o   Contohnya, satu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi(password) untuk mencegah sesorang mengetahui ha-hal yang bersifat pribadi atau rahasia.

Aplikasi dan Peranti Lunak Akutansi          

-          Aplikasi (Application) adalah Program tertentu untuk melakukan keperluan-keperluan tertentu.

-          Aplikasi Akutansi dikelompokkan menurut siklus transaksi.

-          Contohnya, Aplikasi siklus pemerolehan membantu para pengguna menentukan apa dan kapan untuk membeli, membuat pesanan pembelian, mencatat faktur pembelian, menelusuri jumlah yang terutang kepada para pemasok.

Peran Akuntan Dalam Hubungannya dengan SIA

-          Pemahaman lain tentang Sistem Informasi Akutansi adalah menghubungkan peran antara sistem informasi akutansi dengan pekerja akuntan.

Akuntan Sebagai Pengguna              

-          Para Akuntan dan Manajer  menggunakan Sistem Informasi  Akutansi untuk semua fungsi antara lain : menyusun laporan eksternal,menangani transaksi rutin)

Akuntan Sebagai Manajer

-          Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi berjalan lancar untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

-          Direktur Keuangan dan Kontroler adalah Anggota-anggota penting dalam tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi.

Akuntan Sebagai Konsultan

-          Memberi konsultasi dan merancang  sistem memerlukan suatu pengetahuan tentang proses bisnis, resiko dan pengendalian, serta teknologi informasi.

Akuntan Sebagai Evaluator

-          Audit internal,mereka mempunyai tanggung jawab yang luas dan dapat mengaudit efektivitas dari berbagai operasi perusahaan.

-          Audit Eksternal, Dalam proses audit laporan keuangan,auditor harus mengevaluasi keandalan dari sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk menyusun  laporan keuangan.

Akuntan sebagai penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakkan

-          Peran pengguna,  manajer, konsultan, pendesain, evaluator,dan penyedia jasa telah ada di profesi akuntansi dalam jagka waktu yang sangat lama.

Bab 2. Proses Bisnis dan Data SIA

o   Cara yang paling efektif  untuk mengembangkan keahlian yang diperlukan untuk memahami, meganalisis, mengembangkan, dan mengevaluasi sistem akuntansi adalah dengan memecahkan berbagai macam masalah.

Proses dan Kejadian Bisnis

o   Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga sikus transaksi utama :

Ø  Siklus pemerolehan/pembelian

Ø  Siklus konversi

Ø  Siklus pendapatan

·         Siklus Pendapatan

o   Siklus Pendapatan mencangkup sebagian atau semua operasi berikut :

Ø  Merespon Permintaan Informasi dari pelanggan

Ø  Membuat perjanjian dengan para pelanggan

Ø  Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

Ø  Menagih pelanggan

Ø  Melakukan penagihan uang

Ø  Menyetorkan uang kas ke bank

Ø  Menyusun laporan

o   Siklus Pemerolehan

Ø  Mendiskusikan dengan para pemasok

Ø  Memproses permintan

Ø  Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang

Ø  Menerima barang atau jasa dri pemasok

Ø  Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

Ø  Memilih faktur-faktur yang akan dibayar

Ø  Menulis cek

·         Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

o   Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi yang sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.

·         Pedoman Mengakui Kejadian

Ø  Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika sesorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Ø  Pedoman 2 : Abaikan aktifitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal

Ø  Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika bertanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Ø  Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama

Ø  Pedoman 5 : Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data dalam SIA

o   SIA merekam data tentang berbagai kejadian , termasuk perjnjian dengan para pelanggan atau jasa yang disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari pada pelanggan dan pembayaran oleh para pelanggan.

·         Sistem Manual Untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

o   Dalam sistem manual buku besar pembantu sering igunakan untuk piutang usaha, utang dagang, persediaan, daftar gaji, dan aset tetap.

·         Arsip Dalam SIA yang Terkomputerasi

o   Arus dasar Informasi yang dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi. Namun demikian, bagaimana cara data disimpan dan diorganisasi dalam suatu sistem yang terkomputerisasi berbeda dengan SIA manual.

·         Jenis-jenis File dan Data

o   Dua jenis penting dari file data adalah : file induk dan file transaksi.

·         File Induk

o   SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas : barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agen internal.

·         File Transaksi

o   Satu titik awal untuk memutuskan apakah file transaksi diperlukan adalah analisis yang dilaksanakan sebelumnya untuk mengidentifikasi kejadian dalam suatu proses bisnis.

Bab 3. Mendokumentasikan Sistem Akuntansi

o   Akuntan sering kali memperoleh informasi dari berbagai macamsumber. Dengan menyatukan informasi dan mengembangkan diagram, mereka dapat memperoleh suau pemahaman yang lebih baik dari sebuah sistem.

·         Diagram Aktifitas UML

o   UML (Unified Modeling Languange) adalah tehnik untuk  mendokumentasikan dokumen bisnis.

·         Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

o   UML  adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA.

o   Teknik yang umum dilakukan adalah data flow diagram (DFD) , dan bagan arus sistem (System Flowchart)

·         Memahami overview  Activity Diagram

o   Teks ini menggunakan simbol dokumen untuk menunjukkan dokumen sumber dan laporan.

o   Garis putus-putus dengan panah digunakan untuk menunjukkan aliran informasi antar kejadian.

o   Data mungkin dibaca atau dicatat didalam file komputer selama kejadian bisnis

o   Garis putus-putus digunakan untuk menyambung kejadian dan tabel-tabel untuk menunjukkan bagaimana data tabel dibuat atau digunakan oleh kejadian

o   Simbol mata banteng digunakan untuk menunjukkan akhir dari proses

·         Memahami detailed Activity Diagram

o   Detailed Activity Diagram menunjukkan informasi mengenai aktivitas dalam suatu kejadian spesifik.

Bab 4. Mengidentifikasi Resiko dan Pengendalian dalam Proses Bisnis

·         Pengendalian internal dan Peran Akuntan

o   Pengendalian Internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya.

·         Dibidang penentuan resiko pedoman disajikan untuk megidentifikasi resiko-resiko pelaksanaan pada siklus pendapatan dan pemerolehan

·         Aktivitas pengendalian diidentifikasikan dan dikelompokkan yaitu, input, arus kerja, pengendalian umum, atau penelaahan kinerja.

·         Sasaran Pengendalian Internal

Ø  Sasaran pelaksanaan

Ø  Sasaran sistem informasi

Ø  Sasaran perlindungan aset

Ø  Sasaran kinerja

·         Penentuan Resiko

·         Penentuan resiko pelaksanaan : Siklus Pendapatan

o   Resiko pelaksaan mencakup resiko tidak tepatnya pelaksaan transaksi.

·         Contoh: Siklus pendapatan ELERBE

Ø  Langkah 1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi

Ø  Langkah 2 : Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko.

Ø  Langkah 3 : nyatakan kembali setiap resiko umum untuk menjelaskan resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.

Ø  Langkah 4 : beri penilaian terhadap signifikansi resiko-resiko yang tersisa

Ø  Langkah 5 : untuk resiko signifikansi identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap rsiko

·         Penentuan Resiko Pelaksanaa: Siklus pemerolehan

·         Penentuan Resiko Sistem Informasi

·         Pencatatan Resiko

o   Menyatakan resiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi

·         Memperbarui resiko

o   Resiko bahwa field ringkasan dalam catatn induk tidak diperbaharui dengan tepat.

·         Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari suatu kejadian ke kejadian berikutnya.   

Bab 5 Memahami dan mendesain data

              Akuntansi

-          Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akuntansi.

-          Basis Data adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif.

-          File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi.

-          File induk (master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian

-          Pengiriman berhubungan dengan pesanan

-          Faktur berhubungan dengan pengiriman

-          Penerimaan kas berhubungan dengan faktur

-          Pedoman-pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi :

Ø  Pedoman 1 : tentukan kejadian-kejadian didalam proses

Ø  Pedoman 2 : keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer

Ø  Pedoman 3 : keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencangkup pengunaan data yang telah dicatat didalam SIA.

-          Kejadian dan tabel Induk :

Ø  Barang/jasa

Ø  Agen

Ø  Kas

Ø  File induk buku besar

-          Manfaat Tabel induk adalah untuk menghemat waktu entri dan data ruang pentimpanan.

-          Kunci Utama (primary Key) adalah atribut (-atribut) yang secara unik mengidentifikasi record di tabel.

-          Kunci Utama (foreign Key) adalah field ditabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya.

-          Kardinalitas adalah hubungan yang menunjukkan beberapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas.

-          Macam-macam Cardinality :

Ø  Hubungan satu dengan satu (One to One) N : N

Ø  Hubungan satu dengan banyak (One to Many) N : M

Ø  Hubungan Banyak dengan Banyak (Many to many) M:N

-          Setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antar entitas.

-          Diagram Kelas UML digunakan sebagai alat untuk mendokumentasikan desai data.

-          4 Langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas UML :

Ø  Letakan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML

Ø  Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML

Ø  Tentukan Hubungan yang diperlukan antar tabel

Ø  Tentukan atribut yang diperlukan

-          Tabel transaksi : Nomer seri sering kali digunakan sebagai kunci utama untuk menidentifikasi record di tabel.

-          Tabel induk : Nomer seri dapat juga digunakan, tetapi, banyak kasus di kode-kode yang lebih berarti.

-          Hubungan tabel-tabel terkait dengan menambahkan kunci asing ke salah satu pasangan dalam hubungan tersebut :

Ø  Hubungan satu dengan banyak

Ø  Hubungan banyak dengan banyak

-          Empat usulan implementasi :

Ø  Satu tabel induk, bukan dua

Ø  Satu tabel kejadian, bukan dua

Ø  Hilangkan hubungan yang berulang

Ø  Tambahkan hubungan yang tidak memeasukkan record kejadian

Bab 6   Memahami dan mendesain Query

   dan laporan

-          Laporan (report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun.

-          Pelaporan meliputi penggabungan, peirngkasan, dan pengorganisasian informasi tentang kejadian

-          Laporan dapat ditampilkan pada layar komputer atau dicetak

-          Query adalah elemen penting basis data relasional

-          SQL merupakan bahasa standar untuk melalukan query basis data relasional

-          Query by example (QBE) adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data.

-          Macam – macam query :

Ø  Query satu tabel

Ø  Query banyak tabel

-          Laporan daftar sederhana (simple list report) adalah daftar transaksi penjualan.

-          Laporan perincian yang dikelompokkan (grouped detail report) adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setiap jenis produk

-          Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setip halaman

-          Daftar kejadian sederhana (simple event list) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama satu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal

-          Laporan perincian kejadian yang dikelompokkan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang/jasa atau agen

-          Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter.

-          Laporan suatu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai suatu kejadian

-          Daftar acuan (reference list) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk

-          Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen

Bab 7    Memahami dan mendesain

    Formulir

-          Jenis-jenis formulir input :

Ø  Formulir entri satu record

Ø  Formulir entri bentuk tabel

Ø  Formulir entri multitable

-          Cara-cara entri data :

Ø  Agen internal mengetik data

Ø  Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian, tombol radio, atau kotak cek

Ø  Agen internal memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan

Ø  Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan

-          Elemen antar muka formulir merupakan objek-objek pada formuir yang digunakan untuk memasukkan informsi atau melakukan  tindakan

-          Label membantu pengguna untuk memahami informasi apa yang perlu dimasukkan

-          Fitur pencarian sering kali ditambahkan ke kotak teks yang digunakan untuk memsukkan kunci asing

-          Tombol perintah digunakan untuk melakukan suatu tindakan

-          Tombol radio memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari seperangkat pilihan

-          Kotak cek mirip dengan tombol radio, tetapi dapat memilih lebih dari satu opsi

-          Default yang bertingkat dibuat pada beberapa aplikasi:

Ø  Default tingkat aplikasi

Ø  Default tingkat agen

Ø  Nilai tingkat transaksi

-          Formulir satu record juga dapat digunakan untuk mencatat daa transaksi